La structure administrative et financière du Projet Gutenberg se limite au strict minimum, avec une devise qui tient en trois mots: «Less is more». Michael Hart insiste régulièrement sur la nécessité d’un cadre aussi souple que possible laissant toute initiative aux volontaires, et la porte grande ouverte aux idées nouvelles. Le but est d’assurer la pérennité du projet indépendamment des crédits, des coupures de crédits et des priorités culturelles, financières et politiques du moment. Pas de pression possible donc par le pouvoir et par l’argent. Et respect à l’égard des volontaires, qui sont assurés de voir leur travail utilisé pendant de nombreuses années. Le suivi régulier du projet est assuré grâce à une lettre d’information hebdomadaire et mensuelle, des forums de discussion, des wikis et des blogs. Les dons servent à financer des ordinateurs et des scanners, et à envoyer des CD et DVD gratuits à tous ceux qui en font la demande. Suite au CD Best of Gutenberg disponible en août 2003 avec une sélection de 600 titres, un premier DVD est disponible en décembre 2003 avec 9.400 titres, suivi d'un deuxième DVD disponible en juillet 2006 avec 17.000 titres. A partir de 2005, CD et DVD sont disponibles sous forme d'images ISO sur le site de BitTorrent, ces images pouvant être téléchargées pour graver des CD et DVD sur place à titre personnel. En 2007, le Projet Gutenberg envoie 15 millions de livres par voie postale sous forme de CD et DVD. Chose souvent passée sous silence, Michael Hart est le véritable inventeur de l’ebook. Si on considère l’ebook dans son sens étymologique, à savoir un livre numérisé pour diffusion sous forme de fichier électronique, celui-ci serait né avec le Projet Gutenberg en juillet 1971, trente ans avant les divers lancements commerciaux ayant émaillé le début des années 2000 avec les ebooks d'Amazon, Barnes & Noble, Gemstar et autres. # Des dizaines de milliers de téléchargements par jour La demande est énorme. En témoigne le nombre de téléchargements, qui se comptent en dizaines de milliers par jour. A la date du 31 juillet 2005, on compte 37.532 fichiers téléchargés dans la journée, 243.808 fichiers téléchargés dans la semaine et 1.154.765 fichiers téléchargés dans le mois. A la date du 6 mai 2007, on compte 89.841 fichiers téléchargés dans la journée, 697.818 fichiers téléchargés dans la semaine et 2.995.436 fichiers téléchargés dans le mois. Courant mai, ce nombre atteint les 3 millions. À la date du 15 novembre 2010, on compte 130.524 fichiers téléchargés dans la journée, 888.520 fichiers téléchargés dans la semaine et 3.582.153 fichiers téléchargés dans le mois. Ceci uniquement pour le principal site de téléchargement, ibiblio.org (basé à l’Université de Caroline du Nord, aux États-Unis), qui héberge aussi le site du Projet Gutenberg. Le deuxième site de téléchargement est l’Internet Archive, qui est le site de sauvegarde et qui met à la disposition du Projet Gutenberg une capacité de stockage illimitée.